Hoe maak je administratie leuker?
Als zzp’er kan de administratie soms als een verplichting voelen die je liever aan de kant schuift. Maar geloof me, met de juiste aanpak kun je die saaie taken omtoveren tot iets dat je met plezier doet. In dit artikel deel ik mijn ervaringen en tips om jouw administratie leuker te maken. Dus leun terug, ontspan en laten we samen die saaie cijfers en bonnen met een glimlach bekijken!
De mindset verandert alles
Je begint met de juiste instelling
De eerste stap naar een leukere administratie is simpel: je moet je mindset veranderen. Als je denkt aan administratie als iets saai en tijdrovend, dan zal het dat ook altijd blijven. Maar wat als je het ziet als een kans om je bedrijf beter te begrijpen? Of als een manier om meer inzicht te krijgen in je financiële situatie?
Door je mindset te verschuiven, kun je de focus leggen op de positieve kanten van administratie. Het kan je niet alleen helpen om je bedrijf te laten groeien, maar het biedt ook een gevoel van voldoening als je alles op orde hebt. En hey, dat is toch ook wat waard?
Maak het persoonlijk
Bij administratie draait het om cijfers, maar dat betekent niet dat je emoties er helemaal uit moeten. Maak het persoonlijk! Gebruik je favoriete kleuren en schrijfstel, of laat een foto van je favoriete vakantieplek op je bureau staan. Dit creëert een positieve sfeer en motiveert je om aan de slag te gaan.
Tip: Als je eenmaal jouw eigen stijl hebt ontwikkeld, zul je merken dat administratie minder als een verplichting voelt en meer als een creatieve uitlaatklep.
Het juiste kantoor
Creëer een fijne werkplek
Je kantoor speelt een cruciale rol in je administratieve ervaring. Zorg ervoor dat je werkplek comfortabel en inspirerend is. Dit kan betekenen dat je je bureau herinricht, wat planten toevoegt, of zelfs zorgt voor een cozy sfeer met een warm lampje.
Je zult verrast zijn hoe een paar kleine veranderingen een groot verschil kunnen maken. Denk aan je eigen “administratieve nirvana”. Dat klinkt aantrekkelijk, toch?
Zorg voor goede tools
Haal geen dertig verschillende documenten uit de kast en gooi ze op je bureau. Investeer in goede software die je helpt om je administratie efficiënter te beheren. Het is de moeite waard!
Denk hierbij aan tools zoals:
- Boekhoudsoftware: Dit maakt je leven een stuk gemakkelijker.
- Apps voor onkostenbeheer: Hier kun je foto’s van je bonnetjes opslaan, zodat je ze nooit meer kwijtraakt.
- Projectmanagementtools: Hiermee houdt je overzicht van je klanten en je taken.
Door de juiste tools te gebruiken, kun je veel tijd besparen. En tijd is geld, of in dit geval: meer tijd voor leuke dingen!
Het administratieve ritueel
Plan je administratie in
Net zoals je afspraken of vergaderingen plant, moet je ook tijd inplannen voor je administratie. Kies een vaste dag in de week waarop je je cijfers onder ogen komt. Door het in te plannen, maak je het een routine, en als je iets regelmatig doet, dan wordt het op een gegeven moment een stuk minder vervelend!
Zet een aparte tijd op je kalender, zodat je niet wordt afgeleid door andere zaken. Gebruik deze tijd om je administratie bij te werken, facturen te sturen of je uitgaven bij te houden.
Maak het gezellig
Er zijn weinig dingen zo saai als alleen achter je computer zitten en de cijfers in te voeren. Zorg dus voor wat gezelschap! Bel een vriend die ook zzp’er is en werk samen. Dit maakt de klus niet alleen sneller, maar het kan ook leuker zijn.
En ga je echt alleen zitten werken? Zorg voor enkele leuke snacks en je favoriete muziek op de achtergrond. Wie zegt dat je geen dansparty kunt houden tijdens het boekhouden? Voel je vrij om te swingen terwijl je invoert!
Beloon jezelf
Het gevoel van voldoening na het afronden van je administratie is great, maar waarom niet ook een kleine beloning aan het einde van je ritueel? Dit kan iets heel simpels zijn zoals een lekkere kop koffie, een korte wandeling of zelfs een aflevering van je favoriete serie.
Door jezelf te belonen, geef je jezelf iets om naar uit te kijken en dat maakt alles een stuk leuker. Admin doen? Stukje taart in het vooruitzicht!
Maak het proces visueel
Gebruik grafieken en dashboards
Visualisatie helpt om gegevens beter te begrijpen. Maak gebruik van grafieken en dashboards om je inkomsten, uitgaven en andere belangrijke cijfers in beeld te brengen. Dit maakt het niet alleen leuker om naar te kijken, maar ook eenvoudiger om trends en patronen te herkennen.
Er zijn tal van gratis en betaalde tools beschikbaar waarmee je je data kunt visualiseren. Het is ook een enorme motivatie om je financiële gezondheid van je bedrijf op een mooie manier voor je te zien.
Creatieve notities
Gebruik kleurrijke notitieblokjes, markeerstiften of digitale annotaties om belangrijke cijfers of deadlines te markeren. Dit geeft een speelse draai aan de vaak saaie administratie. Ook het toevoegen van grafische elementen zoals emoji’s kan je notities visueel aantrekkelijker maken en misschien zelfs een lach op je gezicht toveren.
En geheugensteuntjes: Hoe meer kleur, hoe beter je het onthoudt. Neem bijvoorbeeld een groene kleur voor positieve trends en een rode voor gebieden die verbetering nodig hebben; dat geeft je niet alleen inzicht, maar ook motivatie.
Teamwork
Werkt samen met andere zzp’ers
Samen werken met andere zzp’ers kan je in de administratie een stuk leuker maken. Organiseer bijvoorbeeld een “administratiedag” met mede-ondernemers. Dit zorgt niet alleen voor een stok achter de deur, maar het is ook een geweldige gelegenheid om tips en ervaringen uit te wisselen.
Wist je dat: Vanaf 1 januari 2023 de btw-aangifte moet worden gedaan voor iedere ondernemer, groot of klein? Een perfecte reden om samen te komen en ervaringen en ongemakken te delen!
Regel een buddy-systeem
Het buddy-systeem werkt geweldig in de wereld van zzp’ers. Stel een collega aan als je administratie-buddy. Iemand die je verantwoordelijk houdt maar ook kan motiveren als je het moeilijk hebt.
Jullie kunnen jullie successen maar ook worstelingen delen. Het is altijd fijn om te weten dat je niet alleen bent en iemand naar je kan luisteren, zelfs als het over cijfers gaat.
De kracht van routine
Maak je administratie automatisch
Nu denk je misschien, “Ja, ja, dat klinkt leuk, maar wie heeft er tijd voor al die administratie?” Dat is precies waarom je automatisering nodig hebt! Door gebruik te maken van automatiseringssoftware, zoals een online boekhoudprogramma, kun je veel tijd besparen.
Schema’s kunnen helpen bij het automatisch versturen van facturen en herinneringen, zodat jij je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: genieten van je bedrijf.
Stel deadlines in
Zelfs als je je administratie automatisch aanpakt, is het belangrijk om jezelf deadlines te geven. Dit zorgt ervoor dat je verantwoordelijk blijft en je administratie niet ophoopt. Bovendien, met een beetje competitie tegen jezelf, maak je de administratie ook grappiger!
Probeer bijvoorbeeld elke week een “werkweek” in te voeren waarbij je alles in één keer afhandelt. Je zult zien, voor je het weet is die stapel bonnen verdwenen!
Het verzamelen van documenten
Houd je bonnen op orde
Voor veel zzp’ers zijn bonnen de grootste nachtmerrie. Je kunt ze kwijt raken, ze kunnen vervagen of, nog erger, ze kunnen verdwijnen. Zorg voor een systeem! Gebruik digitale apps waarmee je foto’s maakt van je bonnen en ze direct opslaat.
Zo verlies je niets en heb je altijd jouw bonnen bij de hand bij het doen van de belastingaangifte. Maak er een spelletje van: wie kan de meeste bonnen verzamelen?
Maak een overzicht
Zorg ervoor dat je een overzicht hebt van je inkomsten en uitgaven. Dit kan een simpel Excel-bestand zijn, maar er zijn ook sjablonen en tools waarmee je dit kunt doen. Zorg ervoor dat je dit ook visueel aantrekkelijk maakt. Dan kijk je er misschien liever naar!
Wist je dat: Als zzp’er je maximaal 30% van je zakelijke inkomsten kunt aftrekken? Maak daar gebruik van!
Gebruik gamificatie
Maak er een spel van
Waarom niet een spelelement toevoegen aan je administratieve taken? Dit kan zo simpel zijn als het instellen van doelen en het toekennen van “punten” aan elke voltooide taak. Voor ieder doel dat je weet te behalen, krijg je punten. Wat ga je met je bij elkaar gespaarde punten doen? Wie zegt dat je niet een beloningssysteem kunt instellen voor jezelf?
Korte uitdagingen
Probeer om bepaalde administratieve taken in een kortere tijd te voltooien. Stel bijvoorbeeld een timer in voor 30 minuten en daag jezelf uit om zoveel mogelijk werk in die tijd te doen. Dit kan de druk verhogen en ervoor zorgen dat je efficiënter werkt.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn administratie bijwerken?
Het is aan te raden om je administratie minimaal wekelijks bij te werken. Dit voorkomt dat het werk zich ophoopt en maakt het overzichtelijker.
Welke software is het beste voor zzp’er administratie?
Er zijn verschillende goede software-opties zoals Exact, Moneybird en Yuki. De beste keuze hangt af van jouw specifieke behoeften en voorkeuren.
Kan ik mijn administratie ook uitbesteden?
Ja, als je het liever niet zelf doet, kun je een boekhouder of administratiekantoor inschakelen. Dit kan kosten met zich meebrengen, maar je kunt tijd en stress besparen.
Wat moet ik doen als ik geen tijd heb voor mijn administratie?
Probeer je tijd beter te beheren. Maak er een prioriteit van en plan tijd in voor administratieve taken. Automatisering kan ook helpen om taken te versnellen.
Dit waren mijn tips om je administratie leuker te maken. Met een positieve mindset, goede tools en een beetje creativiteit kun je van een verplichting een plezierige bezigheid maken. Ga aan de slag en geniet ervan!